30分を基本とする会議時間
プロジェクトの方針やアイディアを決めるために行われる会議は、効率よく進めていく必要があります。
そのために大事なのが、会議の時間です。
たいていの場合は、会議時間は1時間を目安として区切っています。
しかし、実際のところ、1時間というのは集中力が持たず、だらけてしまったり最後の方は妥協する形になったりして、良い結果を生み出せないことが多いものでしょう。
そこで、「最高品質の会議術」という本では、30分を一つの単位として会議を進めていくことを推奨しています。
しかも、30分を一気にするのではなく、15分を2本という形で進めていくことで、より効率よく会議ができるとしているのです。
集中力が途切れることなく最後まで会議ができる理想的な配分
この15分を2本には、しっかりとした意味があります。
人間はしっかりと集中していられる時間がそう長くなく、長くて15分くらいであるという理論があるのです。
これは確かにその通りで、勉強をする時や音楽の練習をする時なども、15分ごとに休憩を置いてした方が、1時間連続でするよりも能率が上がることが分かっています。
集中力を最後まで途切れさせることなく会議を続けることができますし、15分ごとに区切りを設けて、それぞれの区切りで一つの段階を踏むことができるので、時間的な制約がはっきりとしてスムーズにテーマを進行させられるというメリットもあります。
結果的に休憩を入れたとしても、ぶっ続けで会議をするよりも効率がよくなるのです。
この場合には、15分間インプット、つまり調査データの発表などを行い、その後15分間でアウトプット、意思決定や具体的な詳細の調整などを行うという形を採ることができます。
こうすることで、よりそれぞれの区分が明確になり、目的意識を持って会議ができるようになります。
納得させられるプレゼンの準備の仕方を教えてくれる原則本
この「最高品質の会議術」の筆者は、他にも「社内プレゼンの資料作成術」という本も執筆しています。
筆者が大企業でたくさんの社内プレゼンを成功させてきた法則を、余すことなく紹介していて、より多くの人を納得させるプレゼンの仕方とは何かを示す内容です。
たった3分から5分の間に、いかにして伝えなければならない内容を説明し、かつ聞く人たちの心に訴えて納得してもらえるようにするのかが、分かりやすく説明されています。
しかも、凝ったパワーポイントの利用などの小手先のテクニックではなく、相手を説得させるための心理的な内容を紹介していますので、いろいろな分野で応用できるのがうれしいところです。
ビジネスでの成功を得るために、プレゼンというのは大事な段階ですので、このスキルを磨いていきたいものですね。