日本語と同じく英語にも定型文があります
日本国内を対象にしたビジネスの場面においては、商習慣として存在いる言い回しのルールがあります。
それを凝縮させたのが「ビジネス文書」で、書き出しの季節の文書から内容の提示、まとめの文章まで一連の流れがきっちり一つの形としてまとまっています。
英語においてもそうした商習慣による言い回しというものが存在しており、電話やメールで最初にコンタクトをとるときそうした言い方ができるかどうかで相手からの印象も変わってきます。
例えばメールを送信するときの冒頭の挨拶として、「Dear Mr./Ms.～～」という言い方があります。
クライアントや取引先に対して送信をする場合に用いられる方法ですが、これが社内文書になるとややカジュアルになり「Dear ～～」と敬称を省略したり、「Hi ～～」といったような言い方をすることがあります。
相手の名称を書く場合には基本的には名字を用いるのですが、親しい間柄になったり目上の相手からも名前で呼んでもらいたいというふうに言われた場合には名前を使用しても構いません。
日本においては仮に付き合いの長い取引先や上司であっても、相手を名前で呼ぶということはまずないことと思います。
しかし英語圏においてはファーストネームで呼び合うことは珍しいことではなく、比較的カジュアルに相手の名前を呼ぶようになっています。
敬称としては「Mr.」や「Ms.」が一般的ですが、相手が博士号を持っている場合には「Dr.」としたり、大学教授の職についている人なら「Professor」とつけたりという配慮が求められます。
ほとんどの場合、少し慣れて来ると「Call me John」といった自分のファーストネームを呼ぶようにと相手から言ってくるのですが、その過程をとばしていきなり勝手にファーストネームを使用するのは大変失礼にあたります。
苦手な電話応対も定番フレーズで無難にこなす
初めて海外との取引を経験するようになったとき、まず最初に苦労をするのが電話応対です。
電話の場合身振り手振りや筆談をすることができませんので、純粋なリスニングとスピーキングの能力が問われます。
ビジネス英語の電話応対の定番フレーズとしては「Hello.this is ～～company. May I help you?」というものがあります。
これは最初に電話を取った時に使う言い方で、そこから相手の要件を聞いて電話応対を変化させていきます。
相手の名前を尋ねる場合には「May I have your name,please?」という言い方があります。
注意をしたいのが日本語の「すみません」をそのまま「I’m sorry」としないことです。
「I’m afraid ～」といった言い方の方が「あいにく～はできません」という言い方になるため、余計なトラブルを回避できます。
正しいビジネス英語を理解するにはスクールに通い、実際のロールプレイングを通して学ぶことも上達の近道ですよ。